Schlagwörter (Tags) in Thunderbird gemeinsam verwenden

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Auch in Thunderbird gibt es die Möglichkeit, Schlagwörter bzw. Tags beim Zugriff von mehreren Client-Instanzen einheitlich zu verwenden. Zwei denkbare Anwendungsfälle dafür wären

  1. Mit einem IMAP-Postfach wird sowohl im Homeoffice als auch im Büro gearbeitet. Auf beiden Thunderbird-Clients sollen auch die Schlagwörter zu den E-Mails identisch angezeigt werden.
  2. Mehrere Mitarbeiter bearbeiten ein gemeinsames Postfach, in dem z.B. Anfragen von Kunden eingehen. Die Schlagwörter sollen den aktuellen Bearbeiter und die Dringlichkeit des Vorgang für alle anderen Leser des Postfachs mitteilen.

Voraussetzung dafür ist, dass der Mailserver IMAP beherrscht und mit den Schlagwörtern umgehen kann, was bei Verwendung von Dovecot als IMAP-Server definitiv der Fall ist. Bei E-Mail-Providern muss man einfach mal probieren.

Das IMAP-Protokoll hat einen Satz an Flags, die den Zustand eines Mail definieren. Sie zeigen an, ob eine Mail beantwortet wurde, zum Löschen markiert wurde, ein Entwurf ist oder gelesen wurde. Darüberhinaus gibt es einen Satz an Flags, die frei definiert werden können und die von Thunderbird für die Schlagworte verwendet werden. Vor der Version 52 gab es für jedes Schlagwort eine interne Bezeichnung des Flags, die numerisch hochgezählt wurde.

user_pref("mailnews.tags.1.color", "#FF99FF");
user_pref("mailnews.tags.1.tag", "Wichtig");
user_pref("mailnews.tags.2.color", "#CC6600");
user_pref("mailnews.tags.2.tag", "Privat");
user_pref("mailnews.tags.3.color", "#33CCFF");
user_pref("mailnews.tags.3.tag", "Schule");

Seit der Version 52 sieht der selbe Abschnitt so aus:

user_pref("mailnews.tags.wichtig.color", "#FF99FF");
user_pref("mailnews.tags.wichtig.tag", "Wichtig");
user_pref("mailnews.tags.privat.color", "#CC6600");
user_pref("mailnews.tags.privat.tag", "Privat");
user_pref("mailnews.tags.schule.color", "#33CCFF");
user_pref("mailnews.tags.schule.tag", "Schule");

Um sicher zu stellen, dass die Mail-Flags auf allen Clients gleich interpretiert werden, legt man die Schlagwörter zunächst auf einem der Thunderbird-Clients über das Menü Nachricht -> Schlagwörter -> Schlagwörter verwalten an.

Tags in Thunderbird

Nun benötigt man von diesem Thunderbird-Client aus der Konfigurationsdatei prefs.js den Abschnitt, in dem die Schlagwörter definiert wurden. Diese Datei findet man in Windows unter

C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\<irgendwas>.default\ 

und in Ubuntu unter

/home/.thunderbird/<irgendwas>.default/ 

Bei beiden Betriebssystemen müssen dazu im Datei-Explorer versteckte Dateien angezeigt werden. Aus dieser Datei wird nun der Block herauskopiert und muss bei allen anderen Thunderbird-Clients in der Datei prefs.js ersetzt werden. Der relevante Block sieht in diesem Beispiel so aus

user_pref("mailnews.tags.e-mail-verteiler.color", "#FF0000");
user_pref("mailnews.tags.e-mail-verteiler.tag", "E-Mail-Verteiler");
user_pref("mailnews.tags.kundenantwort.color", "#999999");
user_pref("mailnews.tags.kundenantwort.tag", "Kundenantwort");
user_pref("mailnews.tags.pod.color", "#6633FF");
user_pref("mailnews.tags.pod.tag", "POD");
user_pref("mailnews.tags.r&apw-ckmeldung_kunde.tag", "Rückmeldung Kunde");
user_pref("mailnews.tags.r&apw-ckmeldung_ra.color", "#6666CC");
user_pref("mailnews.tags.r&apw-ckmeldung_ra.tag", "Rückmeldung RA");
user_pref("mailnews.tags.r&apw-cksprache.color", "#CC0000");
user_pref("mailnews.tags.r&apw-cksprache.tag", "Rücksprache");
user_pref("mailnews.tags.sb_huber.color", "#009900");
user_pref("mailnews.tags.sb_huber.tag", "SB Huber");
user_pref("mailnews.tags.sb_m&apw-ller.color", "#CC6600");
user_pref("mailnews.tags.sb_m&apw-ller.tag", "SB Müller");
user_pref("mailnews.tags.sb_maier.color", "#333399");
user_pref("mailnews.tags.sb_maier.tag", "SB Maier");
user_pref("mailnews.tags.termin.color", "#006600");
user_pref("mailnews.tags.termin.tag", "Termin");
user_pref("mailnews.tags.wartet_auf_.tag", "wartet auf ");
user_pref("mailnews.tags.zur&apw-ckgestellt.tag", "zurückgestellt");

und man findet ihn zwischen den Zeilen:

user_pref("mailnews.start_page.enabled", false);
user_pref("mailnews.start_page_override.mstone", "52.9.0");
->>> Hier steht der Block mit den Tags <<<-
user_pref("mailnews.tags.version", 2);
user_pref("mailnews.ui.junk.firstuse", false);

Zum Ersetzen des Blocks muss Thunderbird geschlossen sein und alle zugehörigen Prozesse müssen beendet sein.
Damit sind die Schlagwörter auf allen Clients synchron. Wird auf einem der Clients ein weiteres Schlagwort hinzugefügt, muss der Block mit den Schlagwörter leider auch wieder auf alle anderen Thunderbirds übertragen werden.

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4 Comments

  1. Vielen Dank für die schöne Anleitung! Mir war nicht bekannt, dass man in TB inzwischen beliebige interne Tagnamen statt $labelN verwenden darf. Das macht die Sache mit der Synchronisation natürlich einfacher.
    Übrigens kann man mithilfe von DavMail auch TB-Tags mit Outlook-Kategorien synchronisieren, wenn man beides verwendet.

    Greetings from Bulgaria 😉

    Anguel

    1. Hallo Thomas,

      ja wir haben in unserer kleinen Firma mehrere IMAP- und wenige Hosted Exchange-Postfächer bei Domainfactory. Da ich mich mit Outlook nicht wirklich anfreunden kann und Microsofts IMAP leider keine IMAP-Tags unterstützt, nutzen wir DavMail, um Thunderbird direkt mit Exchange zu verbinden. Das mit den Tags ist ganz unten auf dieser Seite beschrieben:
      http://davmail.sourceforge.net/thunderbirdimapmailsetup.html

      Viele Grüße

      Anguel

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